I ett nytt avgörande konstaterar Högsta förvaltningsdomstolen att en handling som en myndighet har laddat upp i en extern molntjänst för vidare internt arbete inte är en allmän handling enligt tryckfrihetsförordningens bestämmelser.
Enligt tryckfrihetsförordningen (1949:105) (”TF”) har var och en rätt att ta del av allmänna handlingar hos myndigheter, förutsatt att uppgifter i handlingen inte omfattas av sekretess. En handling betraktas som allmän om den förvaras hos en myndighet och är att anse inkommen dit eller upprättad där.
Under vissa förutsättningar är en handling däremot inte att anse som allmän – trots att den inkommit eller upprättats hos en myndighet. Som utgångspunkt är till exempel minnesanteckningar eller interna meddelanden inte allmänna handlingar.
Vidare finns bestämmelser i TF rörande åtgärder hos en myndighet vilka utförs endast som ett led av teknisk bearbetning eller teknisk lagring av handlingar. Bestämmelserna syftar till att hindra uppkomsten av allmänna handlingar uteslutande genom sådana tekniska åtgärder.
Riksrevisionen avslog begäran – handlingen ansågs inte upprättad i TF:s mening
En enskild begärde hos Riksrevisionen att få ta del av en handling som myndigheten lagrade i en extern molntjänst (Microsoft 365). Riksrevisionen avslog begäran av skälet att handlingen inte ännu hade upprättats i TF:s mening. Myndigheten ansåg att handlingen hänförde sig till ett ännu pågående ärende och endast delades internt via molntjänsten.
Beslutet överklagades till Högsta förvaltningsdomstolen (”HFD”) som prövade frågan.
HFD: Handlingen har laddats upp i molntjänsten endast för teknisk bearbetning och teknisk lagring
HFD framhåller att Riksrevisionen har använt den externa molntjänsten för att dela den aktuella handlingen inom ramen för det interna arbetet hos myndigheten. Den omständighet att handlingen överlämnats till en extern molntjänst innebär inte, enligt domstolen, att handlingen redan av det skälet blir allmän.
Handlingen anses därmed ha laddats upp i molntjänsten endast för teknisk bearbetning och teknisk lagring. HFD bedömer att sådan hantering av handlingen, i TF:s mening, inte medför att den inkommit eller upprättats hos Riksrevisionen. Handlingen var inte en allmän handling varför överklagandet avslogs.
En iakttagelse är att HFD:s bedömning innebär i praktiken grönt ljus för överföring av förekommande sekretesskyddade uppgifter från Riksrevisionen till molntjänstleverantören inom ramen för aktuell tjänst. Den i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) nyligen införda sekretessbrytande bestämmelsen (10 kap. 2 a §) anger nämligen att det i regel – och utan hinder av sekretess – är tillåtet för en myndighet att lämna över uppgifter till externa mottagare om och när den senares uppdrag är begränsad till att just endast tekniskt bearbeta eller tekniskt lagra uppgifterna i fråga.
Det noteras däremot att HFD avstod ifrån att utveckla vilka slags åtgärder på molntjänstleverantörens sida som skulle ha kunnat medföra att gränsen passerades för vad som endast utgör teknisk bearbetning och teknisk lagring av handlingar.
HFD:s avgörande den 20 februari 2024 i mål 3530-23 finns att läsa här.
Om du vill veta mer om Högsta förvaltningsdomstolens avgörande eller om allmänna handlingar är du välkommen att kontakta Esa Kymäläinen, advokat och partner, eller Firel Danho, biträdande jurist, på TIME DANOWSKY Advokatbyrå.
